Llevar una correcta gestión de tus cuentas por cobrar es clave para el desarrollo de tu PyME, pero hacerlo no siempre es fácil debido a que implica la inversión de tiempo y recursos adicionales que impactan directamente en el éxito del negocio. De hecho, la cartera vencida es la tercera causa del cierre de las empresas en México, no dejes que eso afecte a tu emprendimiento con los siguientes consejos para la gestión de cuentas por cobrar.
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Uno de los grandes desafíos a los que se enfrentan los emprendedores son las cuentas por cobrar, las cuales son difíciles de gestionar debido a que conseguir clientes que paguen puntualmente es poco común. Sin embargo, estos pagos es un factor importante para mantener sanas las finanzas de tu PyME así como para asegurar la materia prima o existencia de productos.
5 Claves para gestionar las cuentas por cobrar de tu negocio
👉 Asigna a un responsable de las cuentas y que mantenga los datos actualizados de los clientes
El colaborador que designes deberá tener un perfil específico y trabajar de la mano con el departamento de ventas. Entre sus funciones deberás incluir la actualización constante de datos, esta persona auditará frecuentemente todas las bases de datos, con el objetivo de detectar anomalías, además llevará un estricto control documentado de cada cambio que se realice en la base de datos.
👉 Implementa un sistema de información confiable
Puedes emplear un software de hoja de datos como Excel, uno contable e incluso un CRM, asegúrate que estos sean seguros y no le des acceso a todo el mundo, trata que solo tú y el responsable de las cuentas lo tengan. Con esto tendrás a la mano y en un solo lugar la información de tus clientes que necesites, como el detalle de la compra, historial de facturación, etc.
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👉 Procesos de aprobación de crédito claros
Brindar créditos y opciones de pago es una estrategia comercial muy buena, no obstante debes ser cuidadoso y tener un proceso claro con el objetivo de evitar una gran cartera vencida. Para hacerlo debes establecer lineamientos sobre cuando y cómo otorgar una venta en pagos, establecer los límites y fechas de pago, así como definir los procesos de solicitud. No olvides revisar regularmente los procesos de aprobación.
👉 Estable distintos canales de pago 
Este es uno de los puntos clave debido a que es determinante para que tus clientes realicen los pagos puntuales. Nuestro socio de negocio Scotiabank cuenta con varias soluciones que facilitan la cobranza, por ejemplo, cobranza referida, cobranza con recibo en la cual pueden aplicar descuentos por pronto pago, cobro de intereses y fechas límite utilizando líneas de captura.
Te sugerimos acudir a distintos bancos y preguntar sobre este tipo de productos especializados para PyMEs o bien solicitar la asesoría de un bróker experto para que puedas obtener el producto que necesita tu negocio.
👉 Canales de comunicación
Los canales de comunicación te permitirán contactar a tus clientes días antes de su fecha de pago. Puedes usar llamadas telefónicas, mensajes de texto o correo electrónico.
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Si tu proceso de cobranza tiene deficiencias o no sabes como mejorarlo y cada vez tienes más cuentas por cobrar, siempre puedes solicitar un factoraje a clientes, este producto te ayudará a que recuperes tu dinero mientras estableces tu propio departamento de cobranza.
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